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Caprendizaje

Sistema de Gestión Virtual de Aprendices

Qué es Caprendizaje sena

A través del sistema que ofrece el SENA, conocido como Caprendizaje virtual, se habilita una gran oportunidad para la formación completa de aprendices que estudian en el SENA, quienes desarrollan habilidades dispuestas a poner en práctica en empresas que le contraten a través del contrato de aprendizaje.

Con el contrato anteriormente nombrado, el empleador o empresa se convierte en co-formador, apoyando de esta manera a la formación en Colombia mientras que su empresa crece y aumenta la productividad y la competencia con los aprendices SENA.

¿Cómo funciona Caprendizaje?

Mediante el contrato de aprendizaje, el cual es una manera especial en el campo del derecho laboral que no constituye al contrato de trabajo, se logra que el aprendiz del SENA o estudiante pueda recibir su formación en el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) siendo patrocinado por una empresa.

El vínculo que realiza la empresa y el aprendiz es de carácter laboral pero sin subordinación, no está constituido un salario y el plazo no puede sobrepasar los dos (2 años) de duración. El apoyo que recibe el aprendiz corresponde al sostenimiento mensual que empieza desde la fase electiva y equivale al 50 por ciento (%) del salario mínimo mensual actual y cuando el aprendiz se encuentre en la fase práctica, el apoyo de sostenimiento mensual equivale al 75 por ciento (%) del salario mínimo mensual vigente.

De esta manera, las empresas participan en la educación colombiana y se convierten en co-formadoras de los estudiantes o aprendices del SENA por el periodo de tiempo correspondiente al contrato. La subvención por parte de la empresa patrocinadora facilitará los medios que sean necesarios para que se de una correcta implementación en la formación profesional del aprendiz, garantizando así una formación completa y de gran experiencia tanto para el estudiante como para el empleador. 

¿Qué empresas están obligadas a contratar aprendices en Colombia?

Las empresas o empleadores que están obligados a contratar aprendices SENA son todas las que sean de carácter privado que desempeñen ya una actividad económica, también tienen obligación las empresas de carácter industrial y comercial estatales. Todas estas si tienen un número de trabajadores mínimo de 15.

Empresas que tengan menos de diez empleados podrán participar de manera voluntaria a tener un aprendiz del SENA

¿Qué empresas no están obligadas a contratar aprendices SENA?

No están obligados al contrato, las empresas relacionadas con la construcción.

Caprendizaje aprendiz

Cómo acceder a la plataforma como aprendiz

 Para ingresar solamente basta con ir a la plataforma de Caprendizaje edu co en el siguiente enlace: 
 El acceso al SGVA por aprendices se encuentra disponible únicamente para quienes seleccionaron en la modalidad de certificación la opción de: Contrato de aprendizaje.
Para ingresar como aprendiz, haga clic en la sección que dice: “Aprendices

Requisitos para ingresar a SGVA Caprendizaje

Los requisitos son muy básicos, entre ellos está tener las siguientes o últimas versiones de los navegadores webs más utilizados:

  • Internet Explorer v.10 en adelante
  • Mozilla Firefox v.9
  • Google Chrome v.28.0

Olvidé contraseña caprendizaje

Es posible que en su caso haya olvidado la contraseña de acceso a Caprendizaje, por tal motivo le explicaremos a continuación como recuperarla fácil y rápido:

  1. Ingresar a caprendizaje sena co y en el apartado de aprendices dar clic en: ¿Has olvidado tu contraseña?
  2. El siguiente paso será seleccionar el tipo de usuario (Aprendiz) y digitar el nombre de usuario (el número de documento con el cual realizó el registro al SGVA)
  3. La contraseña será enviada automáticamente a la dirección de correo electrónico con la cual usted registra la cuenta que deberá confirmarlo.

Cómo utilizar Caprendizaje – Tutorial

Al ingresar a la plataforma el sistema enseñará una interfaz muy sencilla con los siguientes menús:

  • Identificarse o cerrar sesión
  • Acceder a la guía de usuario del menú inicial
  • Bandeja de entrada
  • Opciones del sistema

Caprendizaje Inicio

Esta es la opción que por defecto enseña Caprendizaje al iniciar sesión, en este apartado usted podrá ver información básica suya como usuario aprendiz, tal y como: Nombre y apellidos, especialidad del aprendiz, posibilidad de actualizar el perfil profesional y consultar la bandeja de entrada.

En el momento en que alguna empresa cite para realizar una entrevista al aprendiz, recibirá en la bandeja de entrada toda la información en detalles acerca de la citación y la empresa que le ha contactado. 

Actualizar perfil profesional

En el menú principal o menú de inicio, encontrará un botón que dice: “Actualizar el perfil profesional“, al hacer clic en él usted podrá ingresar una descripción corta de las competencias y aptitudes que considera necesarias y le describen correctamente como profesional.

Este apartado es importante debido a que podrá ser visualizado por las empresas que se encuentren haciendo la búsqueda de aprendices en la plataforma, así que no olvide escribir una buena descripción de su perfil profesional.

Una vez escriba y actualice con texto su perfil profesional, bastará con dar clic en “Guardar cambios” y quedará publicado mediante Caprendizaje actualizar datos.

Bandeja de entrada

El sistema de Gestión Virtual de Aprendices dispone de una bandeja de entrada especializada, como la de un correo electrónico, pero en este caso recibirá las ofertas o notificaciones para las citaciones que las empresas interesadas tengan para usted.

En caso de tener una citación, en el apartado de bandeja de entrada se le notificará un nuevo mensaje con el siguiente asunto: Una empresa te ha citado y la fecha en que se envió la citación.

Al hacer clic en el mensaje, se le desplegará toda la información detallada sobre la citación, encontrará información como:

  • Nombre de la empresa que le contacta
  • Contacto: Nombre del encargado de la empresa y el número de teléfono
  • Especialización de la empresa
  • Ubicación de la empresa
  • Más detalles de la entrevista

En este última opción, usted podrá ingresar haciendo clic en “ver más detalles de esta entrevista” a la sección de “Consultar aplicaciones”, donde podrá encontrar la opción de impresión de la respectiva citación, además de poder ver y/o editar detalle de entrevista. 

También encontrará datos más detallados de la empresa, tales como el Nit, la fecha, la especializada, movimiento y el estado de la entrevista, en este caso estaría: Activa.

Es importante a tener en cuenta como aprendiz que en el momento en se encuentre en el respectivo proceso de selección no estará habilitada la posibilidad de aplicar a una oferta de contrato de aprendizaje diferente hasta que la actual aplicación se encuentre marcada como: Satisfecha o cuando pasen 15 días después de que el sistema permita y habilite escribir las observaciones que tenga acerca de la entrevista.
Después de todo esto, si se le permitirá aplicar a una nueva oferta, claramente si no se encuentra suscrito a un contrato de aprendizaje.

Cómo visualizar la guía de usuario del Aprendiz

Esta función es muy útil, pues estará habilitada en la zona inferior del menú de inicio, en formato de PDF.

Perfil de usuario

Este apartado o menú especializado para el usuario, tiene como función la posibilidad de consulta de la información de carácter académico y la opción de actualizar dichos datos.

Actualizar datos del perfil

El proceso de actualización de datos es muy sencillo, siga los siguientes pasos en el apartado de “perfil profesional“:

  1. Clic en el botón: “Actualizar información” para visualizar los apartados modificables
  2. Actualice la información que requiera, entre las opciones actualizables encuentra: Libreta militar, fecha de nacimiento, género, teléfono, estrato, dirección, contraseña y correo electrónico.
  3. Una vez actualice la información, bastará con hacer clic en guardar cambios.

Es importante a tener en cuenta que la información que usted proporcione en la plataforma debe estar actualizada para así facilitar el proceso de selección por las empresas que le contacten.

Cómo consultar información académica

Para visualizar información de carácter académico deberá de ir a la zona derecha del menú “Perfil”, en donde encontrará los siguientes datos:

  • NIS
  • Tipo de documento
  • Número de documento de identidad
  • Código del grupo
  • Regional
  • Etapa lectiva (Con fecha de inicio y de finalización)
  • Etapa productiva (Con fecha de inicio y de finalización)

En caso de encontrar algún error de información en el apartado académico, deberá comunicarse a su centro de formación o llamar al teléfono del sena.

Cómo buscar empresas en Caprendizaje

Esta función del Sistema es muy importante para los aprendices, debido a que podrán hacer una búsqueda especializada de empresas basándose en diferentes criterios, teniendo en cuenta el departamento en que le interese encontrar la empresa o la ciudad, entre otros criterios. 

Filtros de búsqueda:

Buscar por: Este filtro le permitirá al aprendiz visualizar las ofertas del departamento que ha seleccionado o de la ciudad que ha elegido como criterio de búsqueda

Desde y hasta: Estos dos filtros de búsqueda le permitirá al sistema que le ofrezca las ofertas de contrato de aprendizaje en el rango o periodo de tiempo que haya seleccionado el interesado. En caso de no seleccionar fecha alguna, el sistema por defecto le ofrecerá las ofertas disponibles en orden empezando por las más recientes.

Tenga en cuenta que: Es importante que siempre que aplique cambios en los filtros, dar clic en buscar para que pueda visualizar la lista de resultados con los criterios modificados.

Usted podrá visualizar las ofertes de la siguiente manera y le enseñará datos como:

  • Nit de la empresa
  • Ciudad
  • Dirección
  • Fecha
  • Especializad Aprendiz
  • Número de aprendices que requiere la empresa

Aplicar a un contrato

Cuando usted realice la búsqueda de empresas que ofertan un contrato, tendrá la posibilidad de visualizar detalles de dicha oferta, bastará con que haga clic en el nombre de la empresa y será redireccionado a una ventana especializada con la información de la empresa y lo más importante, la opción de “Citar a Entrevista

Al dar clic en Citar a entrevista, el sistema le preguntará si está seguro de aplicar para este entrevista y bastará con que haga clic en “Aceptar

Luego de dar clic en aceptar, será redireccionado a una pantalla que le enseña un listado de las aplicaciones que usted ha realizado, con los datos de la empresa, el movimiento (En este caso: El aprendiz aplica) y el estado de la entrevista (Activa/Inactiva). Además de la posibilidad de imprimir la citación y ver más detalles de la entrevista.

Caprendizaje carta de presentación

La carta de presentación es posible imprimirla en el enlace “Imprimir citación” que se localiza debajo de los datos de las aplicaciones que usted haya realizado como aprendiz o en las que la empresa le ha citado.

Una vez haga clic en el enlace, se descargará automáticamente la carta de presentación caprendizaje en PDF con su respectiva información.

La carta de presentación es importante al momento de ir a la entrevista con la empresa, el aprendiz deberá llevarla.

Cómo consultar las aplicaciones

Es muy sencillo, se podrá visualizar las aplicaciones a través del menú: “Consultar aplicaciones” la cual le permitirá al aprendiz ver todo el historial de ofertas de contrato que haya aplicado, con la posibilidad de visualizar y editar los detalles de la entrevista. 

Es importante a tener en cuenta que para las aplicaciones que se encuentre en estado “Activo”, haciendo clic en “Ver – Editar Detalle de entrevista” Podrá habilitar y aplicar para otra oferta de contrato.

Cómo ver las observaciones de entrevista y editarlas

Si usted realiza clic en “Ver – Editar Detalle de Entrevista” Podrá visualizar los siguientes detalles y observaciones:

  • Detalle del aprendiz
  • Fecha de edición del aprendiz
  • Observación del aprendiz
  • Detalle de la empresa
  • Fecha de edición de la empresa
  • Observación de la empresa
  • Estado de la entrevista

Al dar clic en “Editar detalles de la entrevista” como aprendiz se podrá digitar las observaciones que tenga acerca de la entrevista

Es importante a tener en cuenta que las observaciones sobre una entrevista solamente podrán ser actualizadas una vez, es importante tener un buen uso del lenguaje debido a que estas observaciones pueden ser vistas por múltiples empresas, centros formativos y funcionarios del SENA.

Cómo consultar los contratos

En el menú “Consultar aplicaciones” está habilitado el historial de los contratos que se han registrado en su cuenta de aprendiz, y podrá visualizar los siguientes datos:

  • Tipo de destudiante
  • Entidad que hace la capacitación
  • Contratado por:
  • Especialidad o programa
  • Fecha de inicio y fin
  • Fase
  • Regional
  • ARL
  • EPS
  • Estado

Cuenta también con una opción de exportar la información de dichos contratos en formato Excel.

Caprendizaje empresas

Cómo acceder a SGVA caprendizaje

Para acceder a la plataforma de empresas, puede ingresar a continuación:  Ingreso para empresas

Este módulo de ingreso a Caprendizaje está especialmente diseñado para los empresarios que deseen o tengan que contratar a los aprendices del SENA.

Usted se encontrará con un módulo de inicio de sesión de empresas, notará que está resaltado en color verde.

Para acceder, el sistema le pedirá  la siguiente información:

  1. Número de NIT
  2. Contraseña con la cual realizó el registro

Cómo registrar mi empresa

En caso de que desee registrar su empresa, encontrará un botón en la zona inferior derecha del módulo de inicio de sesión que dice: Soy Nueva Empresa (Haga clic en dicho botón)

Ingrese la información solicitada por el sistema:

  1. Tipo de empresa, entre Persona Natural y Persona Jurídica
  2. NIT (Sin dígito de verificación)
  3. Razón social
  4. Representante Legal
  5. Correo electrónico
  6. Teléfono
  7. Dirección
  8. Actividad económica
  9. Departamento
  10. Ciudad

Al ingresar todos estos datos, haga clic en registrar y de esta manera podrá tener acceso a la plataforma como empresa.

Cómo utilizar la plataforma como empresa

Cuando usted inicie sesión como empresa a la plataforma, lo primero que podrá observar será una presentación con identificación que le ofrece el sistema, ejemplo: Bienvenido(a) NombreDeLaEmpresa y con el botón de cerrar sesión, en la zona superior.

Menú de inicio para empresas

En el menú de inicio el SENA constantemente publica noticias que sean de interés con respecto al contrato de aprendizaje y a las normas en vigencia. Hay que estar pendiente de esta información. La encontrará en el menú de inicio, con respectivo título y fecha de publicación de la noticia.

Cómo actualizar el perfil de empresa

El sistema permita la actualización de datos de la empresa, de esta manera se podrá ingresar una descripción de las actividades empresariales, campos de acción de la empresa, etc.

Es importante escribir esta descripción porque es la que visualizan los aprendices que se encuentren buscando ofertas de contrato de aprendizaje.

Haga clic en el botón: “Actualizar Perfil Empresarial” para desplegar un campo para poder ingresar el texto con la respectiva información.

Menú del perfil empresarial

En este menú usted podrá consultar la información básica y actualizar los datos de contacto, incluyendo la contraseña de acceso.

Cómo actualizar la información de la empresa

Haga clic en el botón que dice: “Actualizar información” de esta manera encontrará los campos para cambiar los siguientes datos:

  1. Representante legal
  2. Teléfono
  3. Dirección
  4. Correo electrónico
  5. Contraseña

Una vez haga cambios de esta información, bastará con que haga clic en “Guardar cambios

Consultar regulación vigente

Esta información se encuentra en la zona superior derecha del menú “Perfil Empresarial”

Cómo solicitar aprendices

Existe la opción de “Solicitar Aprendices” disponible en la plataforma, haciendo clic en esta se podrá hacer registro de las ofertas de contrato de aprendizaje para los aprendices que se encuentren disponibles y tener una administración completa de las solicitudes que ya han sido creadas.

Haga clic en el botón de “Agregar una nueva solicitud” para desplegar un formulario de registro de perfiles:

Le aparecerán los siguientes datos al encontrarse en la sección de: “Nueva solicitud”

  1. Fecha de la solicitud
  2. Departamento o ciudad
  3. Cantidad de aprendices que se requieran
  4. Dirección de la entrevista
  5. Ciudad de la entrevista

En la sección de “Perfil del aspirante” encontrará la siguiente información por completar:

  1. Buscar por
  2. Certificación
  3. Filtrar la especialidad por palabra clave
  4. Cantidad de Aprendices que se encuentren disponibles
  5. Descripción de la especialidad
  6. Perfil del aspirante

Es importante tener en cuenta que la correcta selección de la especialidad en la solicitud u oferta y acompañada de una buena descripción del perfil del aspirante, será de gran ayuda para tener un proceso de selección eficaz y rápido.

En la sección de: “Datos del contacto” Deberá ingresar la siguiente información:

  1. Nombre del contacto
  2. Correo electrónico del contacto
  3. Teléfono
  4. Extensión (Opcional)

Si ya ha ingresado todos los datos correctamente para la solicitud de empresa, bastará con que haga clic en el botón “Guardar Solicitud” en donde el sistema le arrojará una confirmación y bastará con que haga clic en el botón “Aceptar” para que la solicitud sea publicar, una vez suceda esto, el empresario será re direccionado al listado de “Solicitar Aprendices

Cómo administrar las solicitudes

Cuando sea publicada la solicitud de perfiles, estas se podrán administrar utilizando las siguientes opciones;

  1. Cambiando el estado de la solicitud (Requerida – Satisfecha)
  2. Visualizar los aprendices que apliquen y detalles del interesado

Si desea administrar la solicitud, bastará con que haga clic en el botón que dice “Editar Solicitud”

Cambiar el estado de la solicitud

Si la solicitud de aprendices se encuentra cerrada, bastará con que cambie el estado de la solicitud de Requerido a Satisfecha en el formulario y haga clic en “Guardar Solicitud”

Visualizar aprendices que aplican

Cuando se utilice el botón “Ver aprendices que han aplicado” usted podrá visualizar el listado completo de los aprendices que aplican para la oferta de su empresa, además, haciendo clic en el botón “Ver detalles del Aprendiz” podrá visualizar la siguiente información del Aprendiz:

  1. Nombre
  2. Tipo de documento y su respectivo número
  3. Sexo
  4. Fecha de nacimiento
  5. Estrato
  6. Dirección
  7. Teléfono
  8. Discapacidad
  9. Departamento
  10. Ciudad
  11. Correo electrínico
  12. Carrera
  13. Entidad Capacitadora
  14. Centro
  15. Etapa Lectiva y Productiva
  • Tengan en cuenta que las solicitudes en “Requerido” Pasados 15 días, el sistema automáticamente lo actualizará al estado de “Satisfecho”
  • Pasados 15 días y si la cuenta de empresa aún tiene entrevistas activas, el sistema no le permitirá registrar nuevas solicitudes hasta que cierre el estado de dichas entrevista.
  • Es importante tener en cuenta también que para cada uno de los aprendices que apliquen a las ofertas de aprendizaje, es necesario que se editen los detalles de la entrevista colocando los motivos por los cuales no se contrató

Cómo buscar aprendices

Para realizar la búsqueda de aprendices, la herramienta le permitirá al empresario buscar a los aprendices que se encuentren disponibles y que tengan sus solicitudes abiertas y las características que se elijan mediante el filtro de búsqueda: Ciudad, departamento, especialidad, tipo de aprendiz.

Realice de esta manera la búsqueda, haciendo clic en el botón de leer más al lado del documento de identidad del aprendiz, podrá conocer los datos más detallados de dicho aprendiz.

Al final de esta información, encontrará el estado del aprendiz: Disponible. Su perfil profesional, etc. En esta sección usted deberá seleccionar el proceso de selección al cual desea citar al aprendiz, una vez se haga la citación, el sistema lo llevará al listado de “Consultar aplicaciones”, donde podrá visualizar los detalles de la entrevista.

Cómo editar detalles de la entrevista

A través del botón de “Consultar Aplicaciones” podrá usted visualizar de una manera breve los aprendices que han aplicado a la oferta de contrato, de esta manera usted podrá visualizar datos como:

  1. Nombre
  2. Número de documento
  3. Fecha
  4. Curso
  5. Movimiento: Si la empresa solicita o el aprendiz
  6. Estado de la entrevista

Si hace clic en “Ver detalle de Entrevista”, usted podrá acceder a la información de la entrevista en específico del aprendiz en que haga clic.

Al ingresar a los detalles de la entrevista, usted encontrará el botón que dice: “Editar detalles de la entrevista” Haga clic aquí si lo que desea es seleccionar el motivo por el cual el aprendiz no ha sido contratado e ingresar observaciones que se tengan.

Entre las opciones que se tienen como detalle de la empresa, está:

  1. Solicitud de aprendices satisfecha
  2. Aprendiz no contratado por entrevista
  3. Aprendiz no contratado porque no asistió a la entrevista
  4. Aprendiz no contratado por falta de conocimientos básicos
  5. Aprendiz no contratado por actitud
  6. Aprendiz contratado

Cuando usted guarde los cambios de la entrevista, el estado de esta será “Terminado”.